מה אפשר לעשות
- הכנת ה-PDF והצבת שדות חתימה או חותמת לפני שליחה.
- שליחת קישור מבוקר שנפתח ממובייל או ממחשב.
- מעקב אחר סטטוס הבקשה במקום תזכורות ידניות.
- שמירת העותק שהושלם ברשומת הארכיון המתאימה.
הבעיה שהיכולת פותרת
גם אחרי שהמסמך מוכן, צוותים רבים עדיין שולחים קובץ, מחכים להדפסה וסריקה ואז מנסים להבין איזו גרסה היא הסופית. כך נוצרים עיכובים, סטטוס לא ברור וטעויות טיפול מיותרות.
יתרונות מעשיים
פחות הדפסה, סריקה ושליחה חוזרת.
סטטוס ברור יותר לכל חותם ובקשה.
פחות בלבול גרסאות לאחר השלמת המסמך.
עותק סופי שניתן למצוא לפי לקוח, תאריך או בקשה.
דוגמה מעשית
משרד שירות שולח טופס הסכמה בקישור מבוקר. הלקוח בודק אותו בנייד, חותם במקום שהוגדר, והצוות מקבל עותק שהושלם בארכיון עם סטטוס ברור.
אמון ומגבלות שימוש
רמת האימות, הגישה וההתייחסות המשפטית תלויות בסוג המסמך, זהות הנמען, מדיניות הארגון והדין החל. Khtoom מארגנת את התהליך ואינה מחליפה בדיקה משפטית למסמכים רגישים.
שאלות נפוצות
מה הערך של חתימת מסמכים?
השלימו חוזים, טפסים ואישורים ללא הדפסה, סריקה או מעקב מפוזר אחרי נמענים.
מה אפשר לעשות עם היכולת הזו?
הכנת ה-PDF והצבת שדות חתימה או חותמת לפני שליחה. וגם שליחת קישור מבוקר שנפתח ממובייל או ממחשב..
האם סטטוס הבקשה נשאר ברור לצוות?
כן. Khtoom שומרת את הבקשה, המסמך והעותק הסופי בתהליך שניתן לעקוב אחריו.